Nel 2017 non avere e utilizzare per il proprio Business alcuna casella di posta elettronica è un modo come un altro per suicidarsi imprenditorialmente. Non si usa la mail perchè si è troppo “piccoli” e quindi “non è necessaria”, o perchè “ho i miei clienti, lavoro bene e non mi serve”…e poi tutti a lamentarsi della mancanza di utili e della crisi galoppante senza la minima consapevolezza, forse, che esistono diverse strategie che si possono prestare alla promozione di micro-business già avviati e che possono sicuramente regalare enormi soddisfazioni in termini di acquisizione di nuovi clienti e tutte necessitano di un indirizzo email aziendale.

Il piccolo imprenditore che comprende l’importanza di applicare alcune strategie di promozione, senza lasciare al caso e al passaparola il suo destino, è già un bel passo avanti rispetto a tutta la sua concorrenza e rispetto alla crisi galoppante che ogni esercente, localmente, sente sulle proprie spalle. SardegnaSi è una di queste strategie, un modo per risolvere molti dei problemi che le attività d’impresa hanno in Sardegna. Costantemente nel nostro territorio riscontriamo una mancanza di strategia e una disattenzione anche verso le semplici basi che chiunque dovrebbe conoscere e applicare per combattere la crisi economica che ha colpito globalmente il nostro tessuto socio economico. Attenzione: sappiamo che è una guerra dura, ma vogliamo comunque dirvi che nel 2017 le guerre si combattono con armi più moderne della clava, e se si vuole davvero combattere bisogna adattarsi ai tempi e provarci!
Nel 2017 non utilizzare la posta elettronica per lavoro è un suicidio. Condividi il Tweet

1) Una questione di immagine e professionalità.

L’email non è solo uno strumento per inviare o ricevere comunicazioni, è soprattutto un’estensione di se stessi. E la lettura, la cortesia nel rispondere a chi ci contatta mediante questo mezzo non è una cosa da prendere sottogamba. La Netiquette impone un comportamento preciso che cerca di ribadire un concetto semplice: il contatto indiretto tramite internet non è differente per conseguenze e interpretazione a quello diretto tra due interlocutori che comunicano faccia a faccia. Un’email ci rappresenta, parla di noi e per noi, costruisce la nostra immagine e reputazione professionale agli occhi degli altri, sia i nostri colleghi che il pubblico che ci contatta, i potenziali clienti della nostra attività. Non avere una casella di posta elettronica è come non avere voce e udito, non saperla usare correttamente è come non saper parlare la propria lingua o conoscere quella di chi ci sta contattando.

2) È un mezzo di comunicazione estremamente veloce e pratico.

Salvo errori lato server o allegati particolarmente pesanti, generalmente una emailarriva in pochi secondi, consentendo agli interlocutori un ritmo di comunicazione quasi in tempo reale, ma più vantaggioso. Uno scambio di email permette un margine di riflessione maggiore rispetto alla comunicazione diretta come la Chat, domande, risposte e scambi di opinione grazie all’utilizzo delle email possono essere ponderati e specifici. Se ancora non vi siete attivati una casella dio posta elettronica, perchè ritenevate fosse difficoltoso gestire una casella di posta, sappiate che state sbagliando e che ogni attività commerciale, dalla più piccola alla più grande, nel 2017 non può più permettersi di non avere un canale di comunicazione basilare come questo.

Nell’aprile 2003 la società di ricerche Metagroup ha pubblicato i risultati di un’indagine, svolta in 387 aziende di tutto il mondo, sullo strumento di comunicazione preferito dai manager. L’80% ha indicato l’email, il restante 20% il telefono.

  • Quali i motivi di una preferenza così netta?
    – la flessibilità di risposta per l’84%
    – la comunicazione contemporanea con più interlocutori per l’83%
    – la traccia scritta della comunicazione per il 78%
    – la velocità per il 40%
    – l’aumento di produttività per il 29%
    – la facilità di comunicazione a livello mondiale per il 25%
    – la comunicazione più mirata per il 22%.

 

3) E’ economica… o gratis!

Il terzo dei 5 buoni motivi per avere e usare l’email nella propria azienda è che per avere una casella di posta elettronica semplice, gestibile e sicura basta una registrazione su GMail di Google, gratuitamente. Per un’immagine aziendale sicuramente avere una serie di indirizzi email con estensione del proprio dominio internet sarebbe meglio, magari suddivisi per settori (info@tuodominioaziendale.it, commerciale@tuodominioaziendale.it, etc.) ma sicuramente tra il non avere una casella di posta attiva e usare una casella gratuita per la propria attività, se si tratta di GMail meglio quest’ultima soluzione sicuramente! Per qualcosa di più “avanzato” potremmo accennarvi dell’esistenza delle caselle PEC (Posta Elettronica Certificata) ma l’obiettivo di questo articolo è stimolare i titolari delle attività commerciali ad attivare la loro prima casella di posta, tratteremo l’argomento PEC successivamente sul Blog di SardegnaSi.

4) Rispetto alle telefonate ci permette di guadagnare tempo prezioso.

Contrariamente alle telefonate, alle chat o alle chiacchiere in prima persona, tutti sistemi di scambio diretto d’informazioni esigono la presenza contemporanea di due o più persone, ma grazie all’utilizzo delle email possiamo invece scrivere e leggere quanto ci è stato inviato da qualcuno quando ne abbiamo il tempo, non necessariamente quando arriva la comunicazione. Possiamo scrivere di notte, perché il nostro interlocutore legga il messaggio la mattina, oppure scrivergli il fine settimana in modo che il lunedì possa trovare il messaggio al ritorno dal weekend. Il problema restante è quello della disponibilità della persona a leggere quanto scrivete e vostra a leggere quanto vi è stato scritto. E soprattutto nel rispondere in tempo non superiori alle 48h. Le risposte tardive non solo dimostrano scortesia, ma incapacità gestionale della propria attività. Basta un semplice “Non siamo interessati, grazie” o un “Si, possiamo sentirci in data XX” e il gioco è fatto: avrete dimostrato di essere un’attività professionale che ha cura dell’interlocutore e per questo meritevole di fiducia rispetto alla concorrenza. Riassumendo non solo ottimizziamo il nostro e l’altrui tempo, ma facciamo arrivare i nostri messaggi in maniera discreta guadagnandone esponenzialmente in immagine.

 

5) Puoi tener traccia automaticamente di ogni scambio email avvenuto nel tempo.

Nella scelta dello stile di comunicazione il messaggio email deve seguire anche alcune regole non scritte ma definite e valide anche per altri tipi di messaggio: maggiore formalità con destinatari sconosciuti o verso i quali è opportuno un maggior riguardo, comunicazione in base al ruolo occupato se si tratta di comunicare all’interno della propria azienda, assoluta informalità con i collaboratori più stretti e parigrado. Pena per la mancanza d’utilizzo di queste regole: l’assoluta sfiducia dell’interlocutore verso voi e di conseguenza la vostra attività. A differenza del colloquio interpersonale, via chat o telefonico, lo scambio di email non prevede interazioni contemporanee di alcun tipo se non per turni: chi scrive può esprimere senza interruzioni tutto quello che intende dire, ma non può correggere tono e contenuto sulla base delle reazioni dell’interlocutore se non una volta che è il proprio turno, ossia una volta letto quanto scritto dall’interlocutore.
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Il vantaggio è quindi la doverosa chiarezza di intenti nella stesura del testo della vostra email e il vantaggio nel percepire quanta cura si è operata nello scambio con l’interlocutore in base allo stile utilizzato. La forma di comunicazione, ovviamente, è quella scritta, e il testo può essere strutturato liberamente mettendo in risalto in vari modi (uso del grassetto, del corsivo, degli spazi, delle sottolineature) quello che ci interessa evidenziare, può essere rivisto e modificato fino all’ultimo momento prima dell’invio. Il tutto può essere riletto molte volte dal destinatario, perchè è un documento che permane in memoria nel proprio account e anche a distanza di tempo testimonia un comportamento, un’opinione, una scelta.

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